Come accennato nel § 2.5, una delle promesse non mantenute da parte del WWW è quella di essere agevolmente utilizzano come strumento di lavoro collaborativo in Rete: la funzione di pubblicazione delle informazioni è predominante e, allo stato dell'arte, le applicazioni di condivisione e di co-gestione dei dati sono poco diffuse e utilizzate.
Lo sviluppo di questi strumenti potrebbe portare a nuovi modelli di gestione, che organizzino opportunamente sistemi in cui la ``titolarità'' di un'unità informativa sfuma nel processo di modifica a più mani reso possibile dal software. Per ora però, come abbiamo visto, il modello più o meno centralizzato è molto più diffuso e apprezzato e gli strumenti di groupware rivestono interesse per una ristretta cerchia di utenti che devono portare avanti una discussione e al tempo stesso averne traccia sul sistema come riferimento.
Insieme all'utilizzo misto di mailing-list e pagine Web che abbiamo visto prima, vi sono diversi strumenti esclusivamente WWW utilizzabili per la gestione distribuita di informazioni ed estremamente efficienti come strumento di supporto alla gestione stessa del sistema informativo. Le discussioni sull'architettura o sulle deleghe di titolarità da parte dei gestori possono essere condotte attraverso questi strumenti in modo da operare in maniera flessibile e decentralizzata ma al tempo stesso documentata e capace di conservare l'``esperienza'' del gruppo di lavoro.