Nella maggior parte delle organizzazioni che utilizzano gli strumenti di Rete per il lavoro interno, e non solo come mezzo di fruizione e di pubblicazioni di informazioni, la maggior parte delle informazioni è veicolata attraverso la posta elettronica, sia personale (da un indirizzo a un altro) che attraverso l'uso di mailing-list che permettono a un singolo utente di inviare un messaggio a un vasto numero di destinatari predefiniti. Abbiamo anche visto come, in diversi casi studio, la posta elettronica sia il mezzo con cui vengono effettuate le comunicazioni necessarie per mantenere la consistenza dell'architettura del sistema, e che la stessa nozione di classe dei gestori del sistema è il più delle volte realizzata attraverso l'introduzione di un'apposita lista di discussione.
Inoltre, la posta elettronica è il primo strumento solitamente utilizzato per le comunicazioni interne ed esterne da parte di strutture dell'organizzazione, come le segreterie degli organi deliberanti o gli uffici-stampa, che non hanno, né desiderano avere una connotazione tecnica, ma che di fatto gestiscono la maggior parte delle informazioni ufficiali dell'organizzazione, ovvero di quella classe di dati che il modello cooperativo suggerisce di rendere il più possibile autonome. Una delle possibile scelte per rendere autonome queste unità è perciò quella di utilizzare il flusso di informazioni che transita attraverso la posta elettronica (per esempio la diffusione di deliberazioni formali a tutti i soggetti interni all'organizzazione) per alimentare il sistema informativo.
Un altro utilizzo possibile è quello di documentazione formale degli atti di un gruppo di lavoro quando questo si riunisce via posta elettronica come la classe dei gestori illustrata nel modello teorico, o come è ad esempio per gli organi della Città Invisibile (§ 8.1).
Per questo scopo, vengono utilizzati programmi che ricevono i messaggi
della lista contestualmente ai destinatari reali e li utilizzano per
incrementare l'archivio della lista, generando indici di vario tipo
per la fruizione delle informazioni via WWW e altre facilitazioni per
la consultazione. La contemporaneità dell'aggiornamento rispetto
alla diffusione stessa dei messaggi
rende minimo il tempo di
validazione di queste informazioni: se un ufficio stampa, per fare un
esempio classico, utilizza un archiviatore di questo tipo per
pubblicare sul sistema informativo dell'organizzazione i comunicati
che vengono diffusi, l'unità informativa dei comunicati stampa è
facilmente resa autonoma in quanto gli aggiornamenti sono
immediatamente visibili a un utente esterno.
Un prodotto software molto utilizzato di questa tipologia è, ad esempio, Hypermail [Hug95a], che traduce in HTML i messaggi della lista mantenendo i riferimenti a messaggi precedenti sullo stesso argomento e trasformando le URL nel corpo del messaggio in collegamenti validi. Molti dei software di gestione di mailing-list sviluppati di recente offrono procedure automatiche di archiviazione automatica sul WWW dei messaggi delle liste.
L'archiviazione in questo modo di una lista o di una serie di messaggi viene di solito accompagnata dall'utilizzo di un indicizzatore (si veda § 9.3) che permette la ricerca all'interno dei messaggi, in modo da sfruttare quella possibilità di ``aumento della conoscenza complessiva dell'organizzazione'' di cui parlavamo come uno dei risultati positivi dell'utilizzo di un modello distribuito e cooperativo.