Nell'ottica di vedere il sistema informativo WWW come una risorsa attraverso cui l'organizzazione fornisce informazioni su se stessa, metteremo l'accento sulla partecipazione delle varie strutture dell'organizzazione, e delle persone che vi lavorano, al processo di gestione del sistema. Definiamo quindi due tipologie di utenti, che hanno esigenze differenti e a volte opposte:
Definizione 4 [Utenti del sistema informativo] Chiameremo ``utenti esterni'' del sistema informativo tutti i fruitori che non appartengono all'organizzazione e che utilizzano il sistema per recuperare informazioni su di essa. Chiameremo invece ``utenti interni'' gli appartenenti all'organizzazione che, oltre a fruirne, producono informazione per il sistema informativo.
Mentre per gli utenti esterni sarà necessario progettare strumenti di accesso e fruizione del sistema che tengano conto della scarsa conoscenza dei meccanismi interni dell'organizzazione (al limite ``nascondendoli'' all'attenzione), per quelli interni si utilizzeranno proprio questi meccanismi (che possono anche essere esplicitati) per gestire la produzione di informazioni e le modifiche del sistema.