I meccanismi del World-Wide Web permettono a ciascun utente del sistema di inserire automaticamente le proprie informazioni, in maniera immediatamente visibile sulla rete Internet. Questa facilità è uno dei capisaldi del progetto originario e anche uno dei motivi alla base del suo grande successo. Queste possibilità possono rivelarsi però estremamente difficili da gestire quando si viene a parlare di un sistema informativo di un'organizzazione che deve fornire agli utenti, interni ed esterni, un approccio sistematico e ragionato alla mole di dati che le diverse strutture al suo interno creano.
Purtroppo, nella maggior parte dei casi presenti sulla Rete, le organizzazioni iniziano a pubblicare le proprie informazioni le senza una precisa strategia di gestione. Spesso ciò è dovuto al fatto che a piccoli sistemi informativi vengono via via aggiunti sempre nuovi elementi in maniera accumulativa, senza gestire adeguatamente i dati storici e mantenendo in linea dati obsoleti per garantire la recuperabilità di informazioni che possono essere state collegate da ipertesti sparsi nel WWW.
Quella che serve, quindi, è una strategia di gestione del sistema, o una architettura informativa, [BW86] per descrivere una mappa ad alto livello della produzione informativa dell'organizzazione: ciò significa identificare le procedure necessarie per mantenere aggiornato, consistente e aderente agli scopi il sistema informativo.
Sono possibili differenti scelte gestionali per ottenere questi risultati, che si tradurranno in diverse scelte per l'organizzazione e la manutenzione dei dati. Queste scelte sono solitamente analizzate nel contesto di un sistema informativo ``tradizionale'', indirizzato cioè a fornire supporto per l'attività dell'organizzazione, [Axe95b] mentre nel nostro caso vedremo nello specifico come applicare queste considerazioni al caso di un sistema WWW, che è il più delle volte progettato per fornire a utenti esterni informazioni riguardanti l'organizzazione. Lo sviluppo delle intranet porta comunque a utilizzare questi strumenti anche come mezzi informativi interni e quindi di ausilio nelle operazioni principali.
In particolare, le scelte da effettuare riguardano la distribuzione all'interno dell'organizzazione della responsabilità relativa alla manutenzione delle diverse sezioni del sistema informativo, e se questa debba essere accentrata in una struttura unica oppure distribuita tra più strutture ciascuna col controllo di una sezione di informazioni. Altra responsabilità da definire è quella della gestione e manutenzione dell'architettura del sistema informativo e della gestione, invece, del sistema dal punto di vista tecnico e funzionale: funzioni che molto spesso vengono svolte dai medesimi soggetti senza una vera e propria divisione di ruoli.