Le informazioni contenute a un dato momento nel sistema informativo dell'organizzazione devono rispecchiare la realtà istituzionale, in modo che il servizio conservi la sua validità e le informazioni non siano obsolete. Da un cambiamento della realtà scaturisce un flusso di informazioni [AD95] che modifica il contenuto del sistema e a volte la sua stessa architettura, e che deve essere quindi adeguatamente trattato.
I principali cambiamenti della realtà istituzionale sono documentati da atti formali dell'organizzazione, ad esempio verbali di consigli di amministrazione, coordinamenti, consigli di struttura. Queste sono le sorgenti formali da cui nasce la maggior parte del flusso informativo. Oltre a queste, esistono sorgenti alternative da cui nascono informazioni non documentate in maniera formale; questi dati possono essere utilizzati, secondo opportune modalità, per integrare le informazioni formali.