L'albero delle deleghe del sistema informativo è in stretta corrispondenza con la strutturazione delle attività dell'associazione. Le funzioni di gestione dell'architettura del sistema sono affidate a un ``Responsabile Banche Dati'' che, avendo inizialmente la titolarità della unità informativa comprendente l'intero sistema, la suddivide in unità comprendenti le attività di ogni Area o Commissione, assegnandone la titolarità al responsabile di quella struttura e rendendole autonome, consentendo così l'aggiornamento automatico. Ulteriori deleghe di titolarità si verificano con l'attivazione di nuove attività all'interno delle Aree e Commissioni e la conseguente suddivisione delle unità informative in unità rispondenti alle singole attività in corso, con titolarità assegnata ai responsabili, all'interno della struttura, del progetto in esame.
Altre unità informative sono state create dal responsabile in maniera susseguente alla nascita di nuove commissioni o iniziative non sviluppatesi direttamente per gemmazione da un'unità informativa già esistente, oppure per assegnare spazio sul sistema a soggetti non appartenenti all'associazione con cui la Città Invisibile stringeva rapporti di collaborazione.
In accordo al modello, la responsabilità tecnica della manutenzione del software di sistema è invece di un'altra struttura, la cosiddetta Area ``Servizi Informatici'', realizzando l'indipendenza tra le due figure.
Le responsabilità sono state prodotte da apposite delibere e documentate nel sistema informativo stesso. In particolare, la delibera-quadro per la gestione del sistema indica esplicitamente la possibilità per tutte le strutture e iniziative dell'associazione di accedere a uno ``spazio'' all'interno del sistema in maniera autonoma, sotto la supervisione del Responsabile Banche Dati.
La comunicazione tra i titolari delle varie unità informative è strettamente collegata alle procedure di funzionamento dell'associazione. Quando la modifica di un dato all'interno dell'unità corrispondente a un'iniziativa deve essere diffusa ad altre unità per prima cosa la comunicazione viene effettuata, in maniera quasi sempre del tutto connaturale allo sviluppo dell'iniziativa, nell'Area o Commissione (che corrisponde tecnicamente a una mailing-list) a cui la stessa iniziativa è collegata. In questo modo, eventuali altre unità dipendenti dalla stessa Area, o più frequentemente l'unità che racchiude le informazioni stesse sull'Area, possono essere modificate e aggiornate.
In generale, le comunicazioni relative alla modifica di alcuni dati risalgono l'albero delle deleghe affidate al titolare dell'unità in cui si è generata la modifica, che possiede gli strumenti (per esempio, è membro del Coordinamento, o possiede la titolarità dell'intera Area) per diffondere la modifica. Quando la modifica riguarda l'intero sistema o causa cambiamenti all'architettura complessiva, questa risale l'albero sino al responsabile del sistema che provvede alle opportune operazioni.