Nella gestione associativa della Città Invisibile esiste una classe molto ben definita di informazioni ufficiali: le delibere del Coordinamento dell'associazione che rappresentano le sorgenti delle modifiche dell'architettura del sistema e delle altre iniziative. Insieme ad esse sono informazioni ufficiali anche i comunicati dell'Ufficio Stampa e la pubblicazione (su un'apposita mailing-list) di nuove iniziative. Tutte queste informazioni sono trattate come unità informative autonome, gestite in modo da essere immediatamente visibili agli utenti esterni non appena pubblicate, e al tempo stesso storicizzate nel sistema.
Altre informazioni ufficiali sono i documenti pubblicati esplicitamente dalla Città, tra cui lo statuto dell'associazione, in una varietà di formati elettronici tra cui quello HTML diffuso attraverso il server WWW: la titolarità dell'unità contenente questi documenti è del responsabile del sistema che procede alla conversione tra i formati e alla diffusione. Si tratta in ogni caso di documenti che hanno un tempo di aggiornamento molto lungo e che quindi non necessitano di una particolare autonomia.
La maggior parte del materiale delle Aree e delle Commissioni sono
invece informazioni para-ufficiali (regola 17)
in quanto traggono la loro legittimazione dall'essere prodotte dagli
stessi gruppi di lavoro operativi. Per finire, una certa quantità di
informazioni raccolte è in gestione ai titolari delle unità
informative (si tratta principalmente di indici e altro materiale
riportato rilevante per le attività in corso) oppure direttamente al
Responsabile del sistema: per queste ultime si tratta delle pagine
principali e direzionali necessarie per dare all'utente esterno una
visione complessiva del sistema informativo più dettagliata della
semplice schematizzazione delle Aree e Commissioni.
Una classe particolare di informazioni è quella relativa alle
discussioni dell'assemblea dell'associazione, che si riunisce
telematicamente per mezzo di una mailing-list, e delle sue
commissioni; le discussioni vengono archiviate automaticamente sul
sistema informativo. L'unità informativa è
quindi autonoma, dal momento che ogni intervento assembleare è un
atto formale interno dell'associazione.
Queste informazioni sono trattate come informazioni ufficiali, limitando la loro fruizione (attraverso l'uso di parole d'accesso) ai soci dell'associazione; inoltre tutte le informazioni sono storicizzate e conservate.
Il modello utilizzato vuole rendere autonome il maggior numero possibile di unità informative così da minimizzare il ricorso a procedure di validazione: quando ciò non è possibile (in particolare, regole interne prescrivono che solamente i soci possano accedere in scrittura al sistema) il materiale da validare viene inviato in visione al responsabile del punto di validazione finale più vicino seguendo la delega di titolarità, tipicamente il Coordinatore dell'Area in esame oppure lo stesso Responsabile del sistema, senza ulteriori passaggi di gerarchia. Il livello di validazione è perciò sempre inferiore o uguale a due.
Dal punto di vista tecnico, le procedure consistono solitamente nel trasferimento, via FTP o posta elettronica, delle informazioni da validare in una sezione del sistema non visibile agli utenti esterni e sul successivo trasferimento in un'unità informativa adatta non appena la validazione è stata compiuta.